Zukunftsorientierte Lösungen: Die Entwicklung der Global Technology Platform von Janus Worldwide

Etwa ein Drittel aller Sprachdienstleister bevorzugen es, intern eingesetzte Systeme zur Automatisierung der Geschäftsprozesse selbst zu entwickeln, statt auf existierende Produkte zurückzugreifen. Das gilt auch für Janus Worldwide: Über einen Zeitraum von fünf Jahren haben wir Geld und Ressourcen in die Entwicklung unserer Global Technology Platform (GTP) investiert, die die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Janus erleichtert. Bis Ende 2020 sind bereits mehr als ein Viertel unserer Kunden auf der neue System umgestiegen. Natalia Rudinskaya, Key Account Director bei Janus Worldwide, teilt in diesem Beitrag ihre Vision für Übersetzungsautomatisierungslösungen und die Absicht, die hinter der Entwicklung der Global Technology Platform steckt.

Die Idee zur GTP entstand im Jahr 2017. Damals wurden Übersetzungen teilweise noch in Microsoft Word durchgeführt, Trados 2007 wurde noch eingesetzt und Tabellen wurden zum Teil noch in Excel gepflegt. Und all das, obwohl das ERP-System von Janus bereits existierte. Die Implementierung von Änderungen nahm damals noch viel Zeit in Anspruch und Projektmanager Assistenten führten repetitive Aufgaben durch. Schon damals waren wir der Überzeugung, dass repetitiven Aufgaben wie die Kostenkalkulation der Projekte oder die Einhaltung des monatlichen Kundenbudgets automatisiert werden können. Zunächst konzentrierten wir uns auf die automatische Kalkulation von Angeboten und implementierten diese Funktion in unser ERP-System. Aber unsere Projektmanager mussten trotzdem die Angebote noch per E-Mail an die Kunden versenden. E-Mails können bekannterweise auch mal übersehen werden oder Kunden antworten versehentlich auf die falsche E-Mail oder verpassen die Frist für die Freigabe des Angebots und erwarten dann aber, dass die Übersetzung noch schneller geliefert wird. Wir wollten unseren Kunden die Möglichkeit geben, Dateien direkt hochzuladen, eine grobe Kostenübersicht und den geschätzten Liefertermin einzusehen und Aufträge dann direkt zu erteilen.

Unser Ziel war es, dass unsere Kunden schnell und einfach nach Projekten suchen und den Projektfortschritt verfolgen können. Ohne den Projektmanager fragen zu müssen, ob die Übersetzung schon fertig ist oder ob der Liefertermin eingehalten wird. Der Plan entstand, alle wichtigen Funktionalitäten auf einer Plattform zu vereinen. Die Struktur dafür existierte bereits in unserem ERP-System, das wir sieben Jahre zuvor entwickelt haben.

Der Kauf einer fertigen Lösung kam für uns nie in Frage, denn wir hatten bereits langjährige praktische Erfahrung und ein internes ERP-System, das auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten war. Warum sollten Sie für etwas bezahlen, dass Sie bereits haben? Zudem ist es sehr zeitaufwändig, Außenstehenden die Feinheiten eines Lokalisierungsprojekts zu erläutern. Plattformen sind für uns nichts neues. Wir alle nutzen sie, zum Beispiel um Essen zu bestellen.

Für Übersetzungsprojekte sind Plattformen sogar noch wichtiger. Wenn administrative Aufgaben zur Herausforderung werden, suchen Kunden nach einer Plattform als Lösung. Diese Kunden:

– sind in der Regel Übersetzungsabteilungen oder Übersetzungskoordinatoren bei großen Unternehmen mit einem großen Bedarf an Übersetzungen.
– arbeiten mit verschiedenen Übersetzern und Vendoren und benötigen neben der Übersetzung auch andere Dienstleistungen wie DTP.
– erstellen Berichte über die Übersetzungskosten für die eigene Geschäftsleitung.

Natürlich lief nicht alles von Anfang an reibungslos. Auch wenn es uns jetzt etwas oberflächlich erscheint, fiel uns zu Beginn der Entwicklung auf, dass die Benutzeroberfläche für unsere Kunden übersichtlicher und einfacher gestaltet sein könnte. Daher begannen wir mit der Umgestaltung. Jedoch stellte sich schnell heraus, dass sich die Kunden, die die erste Version der Plattform verwendeten, durch die Umstellung auf die neue Version mit Problemen konfrontiert sahen. Einstellungen waren verschwunden, erweiterte Zugangsrechte konnten nicht mehr genutzt werden und unsere Projektmanager sahen in den Auftragsformularen keine Informationen. Also mussten wir in kürzester Zeit eine Arbeitsgruppe zusammenstellen, um den Support-Prozess für unsere Projektmanager und Kunden auszuarbeiten. Das aktuelle Format der Plattform besteht aus einem Fenster, mit nur einem Benutzernamen und einem Passwort zur Anmeldung und bietet Geschäftsleitern direkten Zugang und die Möglichkeit, den Projektfortschritt zu jeder Zeit nachzuverfolgen. Als zusätzliches Upgrade empfehlen wir die Installation des Systems auf dem Kundenserver sowie eine direkte Verbindung zu unserem ERP-System. Dadurch können Projekte besser gesteuert und direkt auf die Übersetzer-Datenbank zugegriffen werden, die Bewertungen und regelmäßige Evaluierungen der einzelnen Linguisten enthält. Aber mehr dazu im nächsten Beitrag.