VERÖFFENTLICHUNGEN
Wie Sie mithilfe von Ausschreibungen den passenden Sprachdienstleister finden
„Wie finde ich den passenden Sprachdienstleister für mein Unternehmen?“ Sie sind Entscheidungsträger für die Übersetzungsorganisation in Ihrem Unternehmen und stehen vor der Aufgabe, die externen Ressourcen zu optimieren? Das Übersetzungsvolumen und die erforderlichen Sprachpaare nehmen zu? Das benötigte Bedarfsprofil fächert sich immer breiter auf? Sie benötigen neben Übersetzungen zunehmend auch Dolmetschen, Videolokalisierung oder qualitätssichernde Korrekturläufe bereits übersetzter Texte? Dann ist es tatsächlich sinnvoll, das Thema Sprachdienstleistungen für Ihr Unternehmen neu zu überdenken und neu aufzustellen. Es gibt viele Möglichkeiten, einen neuen Dienstleister zu finden, eine davon ist die Ausschreibung. Doch lohnt sich der Aufwand für eine Ausschreibung überhaupt und wie packe ich das Thema an, damit am Ende auch tatsächlich der passende Anbieter gefunden wird?
Vorbereitungen:
1. Der interne Blick (Bedarfsermittlung):
Definieren Sie zunächst den gesamten, relevanten Übersetzungsbedarf Ihres Unternehmens für das in Frage stehende Projekt bzw. im Falle der Suche nach einer langfristigen Zusammenarbeit den Übersetzungsbedarf pro Jahr. Arbeiten Sie hierbei eng mit den Fachbereichen im Unternehmen zusammen, die Übersetzungsbedarf verzeichnen. Je genauer Sie den Bedarf spezifizieren können, desto größer die Chancen, später genau den Sprachdienstleister zu ermitteln, der Ihren Bedarf optimal abdeckt. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, die verschiedenen Bedarfe in einer Übersichtstabelle aufzuführen. Mögliche Kriterien sind Themenbereiche, Projektbezeichnungen/Textarten, Umfang (Wortzahl), Frequenz (Anzahl pro Monat oder pro Jahr), erforderliche Sprachen, Dateiformat, spezielle Anforderungen an den Dienstleister (z.B. Humanübersetzung, maschinelle Übersetzung, Plattformlösung).
2. Der externe Blick (Erfordernisse seitens des Sprachdienstleisters):
Legen Sie in enger Absprache mit den beteiligten Fachbereichen Ihres Unternehmens fest, welche Leistungsmerkmale und Fähigkeiten Ihr zukünftiger Anbieter erfüllen soll. Hierzu zählen
- Unternehmensgröße (Umsatz, Anzahl Mitarbeiter)
- Standorte
- Erfahrung auf dem Sprachdienstleistungsmarkt
- fachspezifische Aufstellung (verfügbare Fachübersetzer Finanz, Legal, Marketing, Technik usw.)
- Leistungsportfolio (One-Stop-Shop oder Nischenanbieter?)
- ISO-Zertifizierungen? (z.B. ISO 9001:2015 und ISO 17100:2015 für (Übersetzungs-) Qualitätsmanagement, ISO 13611:2014 für Dolmetschdienstleistungen, ISO 20771:2020 für juristische Übersetzungsdienstleistungen)
- interne Übersetzungsorganisation (Inhouse-Übersetzer oder Freelancer?)
- Aufstellung des Anbieters in puncto Vertraulichkeit und Datensicherheit
- Umgang mit Express-Aufträgen
- Bereitstellung einer Plattform zur Erleichterung des Übersetzungsmanagements?
- Verwendung welcher CAT Tools (Computer Assisted Translation Tool)?
- Aufstellung hinsichtlich maschineller Übersetzung
- objektive, einheitliche und nach Kennzahlen ausgerichtete Herangehensweise zur Evaluierung der Übersetzungsqualität
- Qualitätssichernde Korrekturläufe bereits übersetzter Texte (LQA – Linguistic Quality Assessment). Wird dieser Service angeboten?
Umsetzung:
Nun gilt es, die Ausschreibung unter Einbeziehung des Übersetzungsbedarfs Ihres Unternehmens sowie der Anforderungen an den gewünschten Sprachdienstleister in einer möglichst übersichtlichen und strukturierten Form zu formulieren.
Beginnen Sie einleitend mit einer Kurzbeschreibung Ihres Unternehmens und nennen Sie dabei einige Kennzahlen, wie z.B. Tätigkeitsbereich, Umsatzes des vergangenen Jahres, Anzahl der Mitarbeiter, internationale Absatzmärkte.
Benennen Sie dann deutlich die Gründe für die Ausschreibung (z.B. Vereinheitlichung der Übersetzungsprozesse, Suche nach einem (1) Preferred Supplier, Zusammenarbeit mit einem Dienstleister mit Up-to-date Technologie wie beispielsweise einer Plattformlösung, Kostenoptimierung, Qualitätsoptimierung usw.) und zeigen Sie Ihre Vorstellungen sowie Ihr Anforderungsprofil auf. Dies kann in Form einer übersichtlichen Tabelle oder in Aufzählungsform dargestellt werden. Hier kommen im Wesentlichen die Kriterien zum Tragen, die Sie im Vorfeld bei der internen Bedarfsermittlung definiert haben:
- Themenbereiche der zu übersetzenden Texte
- Textarten (z.B. Jahresberichte, Pressemitteilungen, technische Dokumentationen usw.)
- Ungefährer Umfang der einzelnen Projekte (Wortzahl)
- Frequenz der einzelnen Projekte (Anzahl pro Monat/Jahr)
- Erforderliche Sprachpaare
- Dateiformate
- Maschinelle Übersetzungen erforderlich
- Plattformlösung gewünscht
Zusätzlich sollten Sie an dieser Stelle aufführen, ob (und wenn ja, welche) weitere Kriterien wichtig für Sie sind, z.B. Referenzen, Auditierungen, Kapazitäten bei kurzfristigen Eilprojekten, Verwendung modernster Tools usw.
Um den anbietenden Übersetzungsdienstleistern Ihre Schwerpunktsetzung zu vermitteln, empfiehlt es sich, Ihre Auswertungskriterien und deren relative Wichtigkeit im Auswahlprozess transparent aufzuführen. Dies kann mithilfe einer prozentualen Gewichtung geschehen (z.B. Preiskriterium 30 %, Qualitätssicherungskriterium 40 %, Lieferzeitkriterium 20 %, Datensicherheitskriterium 10 %).
Strukturieren Sie schließlich den Ausschreibungsablauf, indem Sie klare Termine, Fristen und Kontaktdaten festlegen
- Bis wann muss die Teilnahme an der Ausschreibung bestätigt werden
- Bei mehreren Ausschreibungsrunden: welches sind die jeweiligen Abgabefristen
- Wie sollen die Angebote übermittelt werden
- Bis wann dürfen Fragen gestellt werden
- Von wann bis wann findet die Auswertungsphase statt
- Wann wird der Zuschlag/die Absage kommuniziert
- Welches ist der Geltungszeitraum für die angestrebte Partnerschaft
- Wer ist Ansprechpartner
Wenn Sie Ihre Ausschreibung unter Berücksichtigung aller relevanten Kriterien fertiggestellt haben, sind zu guter Letzt nur noch zwei Entscheidungen zu treffen, nämlich
a) über welche Kanäle Ihre Ausschreibung veröffentlicht werden soll (z.B. eine der zahlreichen Ausschreibungsplattformen im Internet, zielgerichtete Einladung ausgewählter Anbieter auf Basis von Empfehlungen, Internet-Recherche oder branchenspezifischen Messen)
und b) wie viele Anbieter Sie maximal in Ihrem Ausschreibungsprozess aufnehmen möchten, um einen guten Überblick für Sie zu gewährleisten und den Auswahlprozess zeitlich nicht zu überladen. Die Entscheidung über die maximale Anzahl ist sehr individuell und entsprechend von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Unserer Erfahrung nach beläuft sich die Zahl zwischen 4 und 8 Anbietern.
Diese Anleitung zur Vorbereitung und Durchführung Ihrer Ausschreibung soll Ihnen ermöglichen, den Auswahlprozess für Ihren zukünftigen Übersetzungspartner mit Hilfe objektiver Kriterien zu optimieren. Denken Sie jedoch auch daran, dass ein weiteres, nicht objektiv messbares Kriterium eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung spielt: die zwischenmenschliche Chemie! Es empfiehlt sich daher, vor der finalen Entscheidung mit den verbleibenden Kandidaten mindestens 1 Video Call Runde zum besseren Kennenlernen durchzuführen.
Janus Worldwide ist ein global aufgestellter Sprachdienstleister, der seit 27 Jahren internationale Unternehmen mit Sprachdienstleistungen unterstützt. Mit seinem umfassenden Portfolio (Übersetzung, Lokalisierung, Dolmetschen, Video- und Websitelokalisierung, Gaming- und E-Learning-Lokalisierung, DTP-Arbeiten, Plattformlösungen) bietet Janus Worldwide hochwertige Sprachendienste zu wettbewerbsfähigen Preisen an. Janus Worldwide ist ISO 9001, ISO 17100, ISO 13611, ISO 20771 und ISO 18587 zertifiziert. Mit Büros in 10 Ländern auf 4 Kontinenten ist Janus Worldwide die Nummer 44 der Top 100 Language Service Providers und die Nummer 7 der Top LSPs in West-Europa (CSA Research, 2022).
Business Development Director für die DACH-Region
