Übersetzungskonferenzen im Zeitalter des digitalen Marketings

Ich nehme seit einigen Jahren aktiv an Übersetzungskonferenzen teil und frage mich zunehmend, welchen Nutzen sie für die Geschäftsentwicklung eines Übersetzers oder Übersetzungsunternehmens haben.

Die Zahl der Übersetzungskonferenzen ist atemberaubend: Konnte man vor etwa 15 Jahren zwischen zwei oder drei Konferenzen pro Jahr wählen, gibt es heute jedes Jahr Dutzende davon. Wenn Sie möchten, könnten Sie als Company Executive oder Business Development Officer Ihren Terminkalender so füllen, dass die Teilnahme an Konferenzen zur Hauptaktivität wird. Es ist kein Zufall, dass das Konzept des „Konferenztourismus“ in der Branche immer beliebter wird.

In diesem Beitrag werde ich zwei Konferenzen analysieren und deren Wert in Bezug auf die Geschäftsentwicklung erläutern.

Was sind die Hauptziele von Übersetzungsunternehmen und ihren Vertretern bei der Teilnahme an Konferenzen? Ich unterscheide sechs Hauptziele:

1. Geschäftsentwicklung: Unternehmen nehmen an Konferenzen teil, um neue Kunden zu finden und ihre Geschäftstätigkeit zu erweitern.
2. Pflege des bestehenden Geschäfts und Ausbau der Kundenbeziehungen: Unternehmen nehmen an Veranstaltungen teil, um bestehende Kunden zu treffen, da Konferenzen eine perfekte Gelegenheit darstellen, Meetings mit mehreren Kunden gleichzeitig abzuhalten.
3. Markenpositionierung: Unternehmen nutzen Konferenzen, um ihre Sichtbarkeit innerhalb der Übersetzungsgemeinschaft und in der Kundenlandschaft zu erhöhen und ihre Marke auf eine bestimmte Weise zu positionieren.
4. Einblicke in die Branche gewinnen: Unternehmen können an Konferenzen teilnehmen, um mehr über neue Technologien, Methoden oder Branchentrends zu erfahren.
5. Networking: Konferenzen bieten oft eine hervorragende Plattform für informelle Diskussionen mit Branchenkollegen. Für einen Company Executive ist ein solcher Kontakt wertvoll, da er dem Unternehmen dabei hilft, seine Position in der Branche einzuschätzen und potenzielle Entwicklungsbereiche zu erkunden.
6. Aufbau/Erweiterung des Vendor-Pools: Unter Freiberuflern und kleinen Sprachdienstleistern ist die Teilnahme an Konferenzen (vor allem regionalen Konferenzen) sehr hoch. Vendor-Manager großer Übersetzungsunternehmen können an diesen Veranstaltungen teilnehmen, um neue Vendoren zu rekrutieren und mit bestehenden Vendoren in Kontakt zu treten.

Bevor Sie sich für die Teilnahme an einer bestimmten Konferenz entscheiden, sollten Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sein. Gleichzeitig hängt das Ziel der Teilnahme an einer Konferenz direkt von Ihrer Rolle im Unternehmen ab. Wenn Sie im Vertrieb arbeiten, ist Ihr Hauptziel offensichtlich die Geschäftsentwicklung, wenn Sie dagegen im Vendor-Management tätig sind, geht es wahrscheinlich um die Erweiterung Ihres Vendor-Pools. Die erste Erkenntnis besteht also darin, Konferenzen unter Berücksichtigung Ihrer Rolle im Unternehmen auszuwählen.

Welche Konferenzen eignen sich besonders gut, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen?

Konferenzen mit Kundenbeteiligung sind in der Regel für die Geschäftsentwicklung und Meetings mit bestehenden Kunden am vorteilhaftesten. Erwägen Sie für Direktkunden die Teilnahme an Konferenzen außerhalb der Übersetzungsbranche. Wenn es sich bei Ihren Kunden um Übersetzungsdienstleister handelt, halten Sie Ausschau nach wichtigen Branchenveranstaltungen, an denen die meisten Kunden und Übersetzungsunternehmen teilnehmen möchten. Dazu gehören zum Beispiel LocWorld und GALA.

Diese großen Konferenzen bieten eine einzigartige Gelegenheit, Meetings mit potenziellen und bestehenden Kunden zu vereinbaren, vorausgesetzt, Sie sind ausreichend vorbereitet.

Die Konferenzen eignen sich ebenso wie Branchenveranstaltungen auch gut dazu, die Marke eines Unternehmens zu positionieren. Zu diesem Zweck ist es am besten, einen Stand aufzubauen oder einen Vortrag im Rahmen des Konferenzprogramms zu vereinbaren.

Große Konferenzen eignen sich hervorragend, um sich aktuelles Branchen- oder Technikwissen anzueignen. Dies gilt auch für Technologiekonferenzen und Seminare wie Tekom. Prüfen Sie die Veranstaltungsprogramme, um einzuschätzen, inwiefern sie für Ihre Zwecke relevant sind.

Wenn das Ziel darin besteht, Ihren Vendor-Pool zu erweitern, sich mit aktuellen Vendoren zu vernetzen oder sich mit Branchenkollegen zu vernetzen, sind regionale Konferenzen die beste Wahl. Auf diesen Konferenzen werden kleine Sprachdienstleister und Freelancer in einer bestimmten Region vorgestellt. Sie können sich auch für die Teilnahme an einer Veranstaltung entscheiden, die sich hauptsächlich an Sprachdienstleister richtet, beispielsweise ELIA und GALA.

Daher besteht die zweite Erkenntnis darin, zu analysieren, welche Konferenzen mit Ihren gesetzten Zielen übereinstimmen.

Wie messen Sie die Effektivität der Teilnahme an einer Konferenz? Das ist eigentlich ganz einfach. Formulieren und dokumentieren Sie Ihre gesetzten Ziele und bewerten Sie nach dem Besuch der jeweiligen Veranstaltung, in wie weit diese erreicht wurden.

In der Geschäftsentwicklung lässt sich der Erfolg am effektivsten am Return on Investment (ROI) über einen bestimmten Zeitraum messen. Dokumentieren Sie alle mit der Vorbereitung und Teilnahme an der Konferenz verbundenen Kosten, bewerten Sie den Zustrom neuer Kunden aus finanzieller Sicht und beurteilen Sie die daraus resultierende Rentabilität. Mit der richtigen Wahl der Konferenz und der richtigen Vorbereitung kann der ROI im Jahr nach der Konferenzteilnahme über 200 % betragen. Die meisten modernen CRM-Systeme ermöglichen Ihnen die Durchführung einer solchen Analyse.

Diese Analyse ist auch notwendig, um den Besuch von Veranstaltungen zu vermeiden, die sich bisher als wirkungslos erwiesen haben.

Die dritte Erkenntnis besteht darin, alle Marketingaktivitäten, einschließlich der Konferenzteilnahme, zu analysieren. Sie sollten die Ergebnisse der Teilnahme an verschiedenen Konferenzen mithilfe der ROI-Methode auswerten.

Wie oft sollte man an Konferenzen teilnehmen? Viele Unternehmen und deren Vertreter machen den häufigen Fehler, nach Quantität zu streben, anstatt auf die Qualität der von ihnen besuchten Veranstaltungen zu achten. Sobald ein Mitarbeiter von einer Konferenz zurückkommt, geht es gleich zur nächsten. Diese Herangehensweise zeugt von schlechter Planung und einer schlechten Organisation des gesamten Unternehmens.

Nicht nur für den Besuch einer Konferenz sollte man sich genügend Zeit einplanen, sondern auch für die entsprechende Vorbereitung und, was ebenso wichtig ist, für die Nachbereitung. Wenn Sie diese Schritte vernachlässigen, wird die Reise zur Konferenz keine Ergebnisse bringen und die Kosten für die Teilnahme an der Veranstaltung werden sich höchstwahrscheinlich nicht amortisieren.

Wir hatten eine interessante Situation in unserem Unternehmen: Ein Mitarbeiter hatte Besprechungen für eine Konferenz vorbereitet, konnte dann aber krankheitsbedingt nicht daran teilnehmen. Dennoch war das Ergebnis des „Verpassens“ der Konferenz dank der getroffenen Vorbereitungen durchaus vergleichbar mit den Ergebnissen von Konferenzen, an denen der Mitarbeiter erfolgreich teilgenommen hatte.

An wie vielen Konferenzen sollten Sie optimal pro Quartal teilnehmen? Wenn man nicht dem Konferenztourismus verfallen möchte, sind es nicht mehr als 1–2 Veranstaltungen alle 3 Monate. Alles, was darüber hinausgeht, birgt die Gefahr, den Mitarbeiter zu überlasten und die Ergebnisse der Konferenzteilnahme zu mindern.

Die vierte Erkenntnis besteht darin, abzuschätzen, wie viele Veranstaltungen Sie oder Ihre Mitarbeiter effektiv in einem Quartal besuchen können. Dabei sollten unbedingt auch die Zeit für Vor- und Nachbereitungen berücksichtigt werden. Nehmen Sie die Vorbereitung auf Konferenztreffen ernst. Meiner Erfahrung nach dauert es zwei bis drei Wochen, eine Konferenz richtig vorzubereiten und Meetings zu organisieren.

Zusammenfassend sollten Sie bei der Planung Ihrer Konferenzbesuche für das Jahr die folgenden Fragen berücksichtigen:

1. Welche Ziele möchte ich mit der Teilnahme an der Konferenz erreichen?
2. Passt meine Rolle im Unternehmen zur Zielgruppe und zum Hauptfokus der Konferenz?
3. Wie analysiere ich die Ergebnisse der Teilnahme an der Konferenz?
4. Wie viele Konferenzen kann ich effektiv besuchen, ohne zum Konferenz-Touristen zu werden?
5. Habe ich ausreichend Zeit, mich auf die Konferenz vorzubereiten?

Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen dabei helfen, für sich und Ihre Mitarbeiter einen effektiven und finanziell soliden Plan für die Teilnahme an Konferenzen zu erstellen, und Sie können sich bei den von Ihnen besuchten Veranstaltungen über gut vorbereitete und produktive Gespräche freuen.