Projektmanagement mit Autopilot

In unserer Arbeit haben wir es oft mit Kunden zu tun, die Übersetzungen von Texten in mehrere Sprachen gleichzeitig benötigen. Gleichzeitig müssen die mit dem Projekt verbundenen Kosten in unserem Buchhaltungssystem (ERP) erfasst und gespeichert werden. Zu diesem Zweck werden spezielle Auftragsdokumente (Work Order documents) ausgestellt und im ERP gespeichert. Die Auftragnehmer erhalten alle Aufträge und entsprechendes Arbeitsmaterial zusammen mit den jeweiligen Auftragsbestätigungs-E-Mails.

Es kommt nicht selten vor, dass ein Projekt mehr als 20 Sprachkombinationen umfasst und zudem oft für jede Übersetzung Korrekturlesen und Qualitätssicherungs-Schritte benötigt werden. Die Gesamtzahl der im ERP zu erfassenden Dokumente kann bei einem solchen Projekt bis zu 60 oder mehr betragen. Im Ergebnis haben wir eine große Menge an Daten, die im ERP verwaltet werden müssen, was einen signifikanten Aufwand für den Projektmanager bedeutet. Dazu kommt noch, dass für jede Sprachkombination jeweils ein anderer Übersetzer herangezogen wird. Daraus ergeben sich unterschiedliche Bearbeitungszeiten für die verschiedenen Sprachkombinationen. Dies erschwert die Steuerung des Projektfortschritts zusätzlich.

In der Vergangenheit mussten einige dieser Dokumente im ERP manuell erstellt werden, was einen hohen Zeitaufwand bedeutete. Um die Projektabwicklung zu verbessern, haben unsere Projektmanager versucht, Dokumentenmassive aus der vorherigen Phase zu konsolidieren, um den Aufwand für die jeweils folgende Phase zu reduzieren. Leider führte das nicht zu einer Verkürzung der Projektabwicklungszeit, sondern hatte oft den gegenteiligen Effekt. Deswegen suchte man nach einem Tool, mit dessen Hilfe dieses Problem gelöst werden könnte.

Wir haben uns entschieden, die Zuordnung von Projektphasen in speziellen Vorlagen für Projektlinien zu ermöglichen. Der Projektmanager kann für einzelne Projekte innerhalb einer Projektlinie eine Vorlage auswählen, alle Vorlagendaten auf das jeweilige Projekt anpassen und das Projekt anschließend im Autopilot-Modus starten. Der Autopilot-Modus macht es möglich, dass die Zuweisung von Aufträgen im Rahmen eines Projekts von Phase zu Phase automatisch erfolgt. Die Vorlagen enthalten die Projektphasen, spezifische Details zu jeder Phase, Einstellungen zum Auftragnehmer je nach Sprache, Anzahl der zu erstellenden Auftragsdokumente und Informationen zu den Leistungen, die als Teil des Projekt zu erbringen sind.

Die nachstehende Abbildung zeigt die Workflow-Vorlagen eines typischen Übersetzungsprojekts mit drei Phasen:

• Übersetzung
• Korrektorat
• Qualitätssicherung

Anmerkung: Die Anzahl der Phasen und der jeweiligen Einstellungen können variieren. Als Beispiel wurde ein Drei-Phasen-Projekt ausgewählt.

Nach Herunterladen der gewünschten Vorlage, kann der Projektmanager die Workflow-Schritte für das Projekt anpassen. Falls erforderlich können die Ablaufparameter für einen bestimmten Schritt eines bestimmten Projektes angepasst werden, ohne dass die jeweiligen Änderungen in der Vorlage gespeichert werden. Es ist aber auch möglich, vorgenommene Anpassungen in der Vorlage zu speichern oder eine neue Vorlage anzulegen.

Das Modul macht es möglich, für die einzelnen Sprachkombination individuelle Einstellungen festzulegen. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass für alle Sprachkombinationen alle Schritte durchzuführen sind, oder dass bestimmte Projektschritte für einige Sprachkombinationen ausgelassen werden können.

Nachdem alle Schritte konfiguriert wurden, kann das Projekt im Autopilot-Modus gestartet werden. In diesem Modus erfolgt der Übergang von einer Phase zu der nächsten automatisch, ohne dass ein Eingreifen seitens des Projektmanagers erforderlich ist. Die Auftragsdokumente für die verschiedenen Sprachkombinationen werden automatisch ausgestellt. Der Projektmanager muss nur noch die Einhaltung der Deadline überwachen.

Leiter des Projekt-Teams Menke Muller schildert seine Eindrücke von Autopilot

„Ich möchte die Vorteile am Beispiel eines Kunden erläutern. Nennen wir den Kunden ABC. Für Kunde ABC bearbeiten wir normalerweise 22 bis 24 Zielsprachen (unter Verwendung derselben Quelltext-Datei). Für die meisten Zielsprache besteht unsere Aufgabe darin, eine lektorierte Übersetzung zu liefern, was bedeutete, das wir zwei Auftragsdokumente pro Sprache (Übersetzung + Lektorat) ausstellen müssen. Vor der Einführung von Autopilot konnten die Auftragsdokumente für Übersetzungsaufträge über den Automation-Tab, einem Vorläufer von Autopilot, automatisch erstellt werden. Die Auftragsdokumente für Lektoratsaufträge mussten jedoch einzeln per Hand ausgestellt werden. Für QA-Aufgaben hatten wir ein einziges Auftragsdokument, das alle Zielsprachen abgedeckte, um Arbeit zu sparen. Aber es bedeutete auch weniger Flexibilität.“

„Mithilfe unserer neuen Workflow-Vorlagen und dem Autopilot haben wir eine Workflow-Vorlage für ABC erstellt, die alle 24 Zielsprachen umfasst. Unsere Auftragnehmer, mit denen wir vorrangig arbeiten, sind den einzelnen Schritten zugewiesen. Wir haben außerdem einen QA-Schritt in die Vorlage aufgenommen. Dank der Vorlage können alle Auftragsdokumente jetzt mit nur einem Klick ausgestellt werden. Allein das spart uns eine Menge Zeit und Kopfschmerzen. Dank dem Autopilot müssen wir Auftragsdokumente für Lektoratsaufträge nicht mehr manuell ausstellen, wenn der Übersetzer seine Arbeit abgeschlossen hat. Das spart nicht nur Zeit, sondern führt für gewöhnlich insgesamt auch zu kürzeren Fertigstellungszeiten. Je eher der Lektor mit seiner Arbeit starten kann, desto eher wird er sie erwartungsgemäß auch abschießen. Dasselbe gilt für die Qualitätssicherung: Das QA-Team kann mit einzelnen Sprachen beginnen, wenn die Ausgangsdatei sehr groß ist, oder es können bei kleineren Dateien mehrere Sprachen gebündelt werden. So können beispielsweise die Arbeitsergebnisse für 12 von 22 Sprachen einen Tag früher für die Qualitätssicherung bereit stehen, als die für andere Sprachen, was bedeutet, dass sie vom MLQA-Team früher bearbeitet werden können als vor der Einführung von Autopilot. Davor war alles in einem Arbeitsauftrag zusammengefasst, der erst dann an das QA-Team übergeben werden konnte, wenn die Arbeit in allen Sprachen abgeschlossen war.“

„Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der manuelle Aufwand durch die Workflow-Vorlagen und den Autopilot erheblich reduziert wird und Dateien schneller fertiggestellt werden können.“