Interaktionen neu definieren oder die Anpassung an das neue Workflow-Ökosystem

Die Corona-Pandemie war in vielerlei Hinsicht eine Zeit des Wandels für die Weltwirtschaft und löste erhebliche Veränderungen der Geschäftspraktiken aus, mit denen bisher kaum jemand gerechnet hatte: kontaktlose Dienste, Remote-Unterstützung bei Projekten, Digitalisierung und Automatisierung aller erdenklichen Prozesse… Man kann sagen, dass zum ersten Mal in der jüngeren Geschichte Unternehmen gezwungen waren, flexibel zu sein und sich an „kontaktlose“ Geschäftsmethoden anzupassen.

Das Ökosystem der Übersetzungsbranche hat sich hinsichtlich der neuen Realität als sehr anpassungsfähig erwiesen, was angesichts der Tatsache, dass in der Branche bereits seit geraumer Zeit Remote-Arbeit zum Einsatz kommt, nicht überraschend ist.

Dennoch haben die zusätzlichen Elemente der Kundeninteraktion und der Automatisierung der Projekt-Workflows dazu beigetragen, die Wirkung eines „normalen“ oder standardmäßigen Arbeitsrhythmus auch in Zeiten globaler Unsicherheit und Chaos zu verstärken.

Plattformen für die Interaktion zwischen Kunde und Sprachdienstleister

Wie bereits erwähnt, erfolgte die Anpassung der geschäftlichen Interaktion an die neuen Gegebenheiten unfreiwillig, was auf den ersten Blick sehr negativ konnotiert ist. Heute haben wir jedoch zahlreiche Tools zur Verfügung, die das operative Geschäft in Zeiten des schnellen Wandels, der Unsicherheit und der Einschränkungen unterstützen können.

Die Übersetzungsbranche bildet dabei keine Ausnahme: Schon lange vor der Pandemie nutzte die Branche eine ganze Reihe professioneller Tools zur Übersetzungsautomatisierung. Und zwar aufgrund der Tatsache, dass auf den Übersetzungsprozess ein mehrstufiger Prozess bestehend aus der Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten sowie anderen komplexen Dateinachbereitungen folgen.

Aber heute sprechen wir weniger über die technische Umsetzung des Übersetzungsprozesses (ein wichtiges Thema für ein eigenes Webinar), als vielmehr über die Automatisierung der Interaktion zwischen Kunde und Sprachdienstleister während der Projektabwicklung.

Früher war die Interaktion zwischen Kunde und Dienstleister meist reine Formsache, auch wenn dieser Aspekt nie ganz vernachlässigt wurde. Zudem hatte die Automatisierung der Interaktion sowohl bei den Sprachdienstleistern als auch bei den Kunden eher eine konventionelle Priorität. Das Jahr 2020 hat jedoch eine völlig neue Vision zu Tage gefördert und wir müssen uns erneut mit dem Thema „erzwungene Anpassung“ auseinandersetzen.

Welche Vor- und Nachteile bietet die Arbeit über Kundenportale?

Ein Vorteil, den die Arbeit über Kundenportale mit sich bringt, liegt ganz eindeutig auf der Hand: Während der Projektabwicklung entfällt der oft unübersichtliche und schwer zu navigierende klassische E-Mail-Verkehr. Am Ende eines Projekts ist es oft notwendig, eine bestimmte Information nochmals aufzurufen oder Ausgangs- und andere Dateien oder Referenzmaterialien zu suchen, was unter Umständen zu einer komplexen Aufgabe werden kann, die viel kostbare Zeit in Anspruch nimmt, die Sie sicherlich effizienter nutzen könnten. Die Interaktion über Kundenportale beschleunigt ohne Zweifel alle Phasen eines Projekts, vom Start bis zur Auslieferung der endgültigen Dateien an den Kunden.

Ein weiterer Vorteil, den die Arbeit über Kundenportale mit sich bringt, ist die maximale Transparenz in der Interaktion zwischen Kunde und Sprachdienstleister. Das ist besonders wichtig beim Nachverfolgen des Status Ihrer Bestellungen. Über ein Portal kann der Kunde nicht nur den aktuellen Status jeder einzelnen Bestellung online einsehen, sondern auch rund um die Uhr auf alle relevanten Informationen zugreifen.

Ein weiterer großer Vorteil bei der Verwendung von Portalen ist die Möglichkeit, umfassende Analysedaten sofort hochzuladen. Früher wurden dafür Excel-Dateien manuell ausgefüllt. Der Kunde musste sich Zeit nehmen, die Aufgabe zu beschreiben und die Daten abzugleichen. Heute muss der Kunde nur die erforderlichen Parameter auswählen, den Zeitraum festlegen und erhält dann einen vorgefertigten Bericht, der sehr einfach zu handhaben ist.

Nachteile bei der Arbeit über Kundenportale gibt es eigentlich keine. Für manche mag die reduzierte persönliche Kommunikation als Nachteil erscheinen, aber in diesem Fall kann leicht argumentiert werden, dass diese Kommunikation nicht abgeschafft sondern nur effizienter gestaltet wird. So ist es zum Beispiel viel angenehmer, persönlich über eine mögliche Erweiterung der Zusammenarbeit zu diskutieren, statt Routinefragen zu beantworten, die auch ganz einfach über das Portal geklärt werden können. Einige misstrauen immer noch den neuesten technologischen Lösungen und der Automatisierung im Allgemeinen, obwohl sich daraus kein Nachteil für das Portal ergibt, da die Vertraulichkeit aller darin gespeicherten Informationen und eine einwandfreie Funktion garantiert werden. Eine weiterer, weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Arbeit mit dem Portal selbst eine sehr komplex Aufgabe sei. Das stimmt so nicht. Die Benutzeroberfläche der Portale ist in der Regel intuitiv bedienbar und erfordert keine spezielle oder zusätzliche Schulung.

Wir können viel Zeit damit verbringen, die Vergangenheit mit der Gegenwart zu vergleichen und Vor- und Nachteile abzuwägen, aber in der heutigen Welt haben wir keine andere Wahl, als die Technologien zu optimieren, anzupassen und zu entwickeln. Ich selbst liebe die Technologie und habe keine Angst vor neuen Dingen. Daher scheint es mir selbstverständlich, solche Tools zu verwenden. Ich denke, dass Routineaufgaben in naher Zukunft überall automatisiert werden, während komplexere, kreative Herangehensweisen weiter manuell betreut werden.