Automatisierung von Ressourcenmanagement-Abläufen

In Anlehnung an moderne Trends in der technologischen Entwicklung und Verbesserung ist Janus Worldwide stolz darauf, die Integration seines Toolkits zur Automatisierung von Ressourcenmanagement-Abläufen bekannt zu geben. Diese Implementierung hat die Arbeitsabläufe im Ressourcenmanagement buchstäblich auf die nächste Stufe gehoben.

Dieses Automatisierungs-Toolkit wurde zur Verwaltung der Datenbank externer Ressourcen entwickelt. Die verschiedenen Funktionen des Automatisierungs-Toolkits ermöglichen es Ressourcenmanagern, mit nur wenigen Klicks auf alle Arten von Informationen zu Ressourcen zuzugreifen und diese dann den Projektmanagern bereitzustellen. Die im Folgenden beschriebenen Tools sorgen für vollständige Transparenz aller wichtigen Arbeitsabläufe im Ressourcenmanagement und beschleunigen und verbessern den Prozess der Auswahl und Analyse externer Ressourcen. Darüber hinaus erleichtert die Verknüpfung ausgewählter Tools nahtlos alle Prozesse der Ressourcenverwaltung und reduziert den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben. Zusammen schaffen diese Tools eine integrierte Arbeitsumgebung, in der Ressourcenmanager den Verlauf abgeschlossener Aufgaben einsehen, die aktuelle Situation erfassen und analysieren und sogar den zukünftigen Ressourcenbedarf vorhersagen, und Risikomanagement durchführen können.

Übersicht der Funktionen

Die Ressourcenmanagement-Automatisierung umfasst vier miteinander verknüpfte Tools:

–              Vendorsuche/-verfügbarkeitsprüfung

–              Ressourcenanforderung

–              Rekrutierungsanforderung

–              Informationsanfrage

Jedes Tool bezieht sich auf einen separaten Workflow und bietet eigene einzigartige Vorteile.

Vendorsuche/-verfügbarkeitsprüfung

Dieses Tool zeigt eine Liste von Vendoren basierend auf bestimmten Auswahlkriterien sowie deren Verfügbarkeit zu bestimmten Terminen.

Die Vendorsuche/-verfügbarkeitsprüfung greift auf eine Datenbank von externen Vendoren zu.

Vorteile des Tools:

1.            Bietet eine Vielzahl von Einstellungen und Filtern zur Suche und Auswahl von Vendoren.

2.            Bietet eine visuelle Darstellung der Verfügbarkeit des ausgewählten Vendors.

3.            Bietet mehrere Methoden für den Zugriff auf relevante Vendordaten und Erfahrungswerten.

4.            Reduziert die Zeit, die ein Ressourcenmanager benötigt, um der Produktion detaillierte Informationen über externe Vendoren bereitzustellen.

Ressourcenanforderung

Die Ressourcenanforderung ist ein Prozessdokument, das Ressourcenmanagern dabei hilft, geeignete Vendoren aus der vorhandenen Datenbank auszuwählen. Die Ressourcenanforderung wird vom Projektmanager zur anschließenden Verarbeitung durch den Ressourcenmanager erstellt.

Vorteile des Tools:

1.            Ermöglicht die Auswahl des am besten geeigneten Dienstleisters für jedes Projekt.

2.            Optimiert den Vendor-Auswahlprozess.

3.            Gewährleistet Transparenz während des gesamten Prozesses und ermöglicht dem Projektmanager, die Liste der für ein bestimmtes Projekt ausgewählten Vendoren, ihre Antworten auf die Projektanfrage und andere relevante Details einzusehen.

Rekrutierungsanforderung

Die Rekrutierungsanforderung wird an den Ressourcenmanager gesendet, um die Rekrutierung neuer Talente einzuleiten. Diese Rekrutierungsanforderung kann eingereicht werden, wenn vorhandene Ressourcen knapp sind oder ein Unternehmen in neue Geschäftsfelder expandiert, beispielsweise durch die Gewinnung neuer Kunden, neue Sprachpaare usw.

Vorteile des Tools:

1.            Ermöglicht die Überwachung der Arbeitsbelastung von Ressourcenmanagern.

2.            Sorgt für Transparenz im Rekrutierungsprozess (Ergebnisse sind für Projektmanager sichtbar).

3.            Bietet die Möglichkeit, den Einstellungsverlauf anzuzeigen.

Informationsanfrage

Die Informationsanfrage (RFI) dient als Tool zur Verwaltung verschiedener Anfragen von Produktionsabteilungen. Es ist für die Bearbeitung von Anfragen konzipiert, die nichts mit der Ressourcenauswahl oder -rekrutierung zu tun haben. Der Informationsanfrage folgt dem gleichen Prozess wie Ressourcenanforderungen und Einstellungsanforderungen. Der Projektmanager erstellt die Anfrage, weist sie dem Ressourcenmanager zu und der Ressourcenmanager schließt sie nach Abschluss des Vorgangs.

Vorteile des Tools:

1.            Gewährleistet die Informationssicherheit (das Tool extrahiert keine personenbezogenen Daten von Vendoren aus dem ERP-System und gewährleistet so deren Schutz).

2.            Fördert die Transparenz in allen Interaktionen zwischen Produktion und Ressourcenmanagement.

3.            Bietet die Möglichkeit, den RFI-Verlauf zu verfolgen und die gesammelten Daten wiederzuverwenden.

4.            Ermöglicht die Überwachung der Arbeitsbelastung von Ressourcenmanagern.

Wie bereits erwähnt, sind die Tools miteinander verknüpft.

Ein Beispiel dieser Verknüpfungen ist im nachfolgenden Bild dargestellt:

Unsere Ressourcenmanagement- und ERP-Entwicklungsteams sind bestrebt, eine robuste und reibungslose Integration zwischen diesen Tools zu etablieren und die Gesamtfunktionalität des Toolkits zu verbessern.